Jahresplanung

Eine Jahresplanung mag sich für manche Weltläden überorganisiert anhören – für eine erfolgreiche Arbeit, die Spaß macht, ist sie aber unersetzbar. Dies betrifft zum einen die Koordination aller anstehenden Termine und Arbeiten im Jahr, ist aber genauso strategisch gemeint: Wo wollen wir mit unserem Laden hin? Wie soll es hier in drei Jahren aussehen? Welchen Umsatz peilen wir für den Laden an? Was wollen wir unseren Kund*innen bieten? Wie wollen wir als Gruppe zusammen arbeiten? An welchen Aktionen wollen wir uns beteiligen? Welche Voraussetzungen brauchen wir, um unsere Bildungsarbeit auszubauen?

Wenn diese und andere Fragen der langfristigen Strategie geklärt sind, ist es einfacher, Indikatoren für die Umsetzung dieser Ziele zu benennen und Maßnahmen zu entwickeln. Die Alternative ist oft ein "Weiterwurschteln", bei dem Termine und Bedingungen von außen die eigene Arbeit bestimmen und strukturieren. Das gilt auch für die konkrete Jahresplanung: Wie passen alle Aktivitäten zusammen? Wie können Öffentlichkeitsarbeit, Kampagnen, Werbung und Schaufenstergestaltung aufeinander abgestimmt werden? Welche Fortbildungen für Mitarbeiter*innen müssen organisiert werden, damit der Produkt- oder Kampagnenschwerpunkt ein Erfolg wird? Wann muss dazu die entsprechende Ware einkauft und wie können die Aktionen finanziert werden? Und – ganz wichtig – wann und wie kann sich die Ladengruppe selbst etwas Gutes tun?

Diese Jahresplanung erfordert einen breiten Konsens in der Ladengruppe und im Verein. Es lohnt, sie z.B. auf einem Ladenwochenende oder zumindest einem langen "Planungstag" zusammen zu erarbeiten. Und sich nach getaner Arbeit mit einem gemeinsamen Essen o.ä. zu belohnen.

Bezogen auf eine konkrete, einzelne Veranstaltung ist eine gute Organisation für die erfolgreiche Umsetzung wichtig. So kann man Doppelarbeit, Frustration und Ärger vermeiden. Wichtig ist, dass sich zunächst über das Ziel und die Zielgruppe verständigt wird – dann folgt der Rest fast automatisch. Die Aktivitäten sollten mit konkreten Aufgaben formuliert und die Verantwortlichkeiten klar benannt werden. Ein Zeitplan (Bis wann muss die Aufgabe von wem erledigt sein?) erleichtert allen die Vorbereitung. Wenn dann noch frühzeitig mögliche Kooperationspartner angesprochen, die Finanzierung geklärt und die Verantwortlichen für die Werbung und Öffentlichkeitsarbeit gefunden werden, steht einer erfolgreichen Veranstaltung nichts mehr im Wege.

Reflexion und Auswertung

Genauso wichtig wie eine gute, klare und transparente Planung und Vorbereitung ist die Nachbereitung und Reflexion. Es sollte deshalb genug Zeit dafür eingeplant werden – gerade, wenn es sich um wiederkehrende Aktivitäten handelt (Weltladentag, Infoabend, Faire Woche, Einarbeitung von neuen Mitarbeiter*innen etc.). Fragen wie: Wo war der Zeitplan knapp? Welchen Erfolg hatte die Werbung? Was haben wir vergessen? Was lief gut/lief schlecht und warum? Welche Rückmeldungen gab es? können hier weiter helfen. Wenn bei der Planung der Veranstaltung Ziele und Indikatoren formuliert wurden, sollten diese in die Auswertungsfragen mit einbezogen werden (Beispielsweise: Haben wir die angestrebte Zielgruppe erreicht?).

Eine gute Nachbereitung erleichtert die Durchführung z.B. im nächsten Jahr erheblich. Einfach den Aktenordner mit den Planungen aus dem Vorjahr aus dem Regal ziehen, die strukturierten Kommentare der Nachbereitung daneben legen und es dieses Jahr noch besser machen.

Wer unsicher ist, wie die Strategie des Ladens, die Jahresaktivitäten oder eine komplexe Veranstaltung gut und effizient geplant werden können, kann sich von der Fair-Handels-Beratung beraten lassen.

Stand: 2020

Quelle

Weltladen-Dachverband (2015): Grundkurs Weltladen. Modul 7 “Ladenorganisation”.