Buchführung
Die Buchführung ist nicht nur aufgrund von Gesetzesvorschriften erforderlich, sondern dient auch dazu, einen aktuellen Überblick über die Finanzsituation zu erhalten.
Allgemein
Gesetzliche Grundlagen
Grundlage für die Buchführungspflicht sind Abgabenordnung (AO), Körperschaftsteuergesetz (KStG), Einkommensteuergesetz (EStG), Umsatzsteuergesetz (UStG) und Gewerbesteuergesetz (GewStG).
Internes und externes Rechnungswesen
In der Betriebswirtschaftslehre wird zwischen internem und externem Rechnungswesen unterschieden.
Gewinnermittlung
Für die Gewinnermittlung gibt es zwei Möglichkeiten: die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Gewinn- und Umsatzsteuer
Das Finanzamt verlangt zwei Arten von Steuern: die Gewinnsteuer und die Umsatzsteuer.
Inventur
Zur Buchführung gehört auch die regelmäßige Durchführung einer Inventur.
Buchführung (für Vereine)
Die folgenden Ausführungen beziehen sich vor allem auf die Buchführung von Vereinen. Für andere Rechtsformen sind z.T. weitere oder strengere Buchführungspflichten vorgeschrieben. Weltläden, die nicht als Verein organisiert sind, sollten sich daher an (Steuer-)Berater*innen wenden.
Die Buchführungspflicht ist keine Zwangsmaßnahme, sondern hat einen besonderen Vorteil: Sie hilft, den wirtschaftlichen Erfolg des Weltladens zu erkennen. Es gibt verschiedene Formen der Buchführung. Welche am geeignetsten ist, ergibt sich aus den gesetzlichen Vorschriften sowie den technischen und personellen Möglichkeiten. Den steuerrechtlichen Pflichten entspricht ein Weltladen dann, wenn er mit seiner Buchführung relativ einfach und zeitnah den Gewinn bzw. Verlust des Weltladens ermitteln kann. Die Buchführung mittels EDV ist nicht Pflicht. Die Auswertungsmöglichkeiten einer elektronischen Buchführung sind aber ungleich höher als bei der Buchführung "von Hand".
Aufbewahrung von Belegen
Da für Belege eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt, empfiehlt sich schon bei der Erstellung und Ablage derselben eine entsprechende Sorgfalt. Erstens werden damit diejenigen Mitarbeitenden des Weltladens entlastet, die sich mit den Monats- bzw. Jahresabrechnungen beschäftigen Zweitens wird vermieden, dass durch fehlende oder unkorrekte Belege bei (möglichen) Prüfungen spätere Nachforderungen durch Finanzämter entstehen. Dies gilt selbstverständlich auch dort, wo keine Registrierkassen vorhanden sind, z.B. wenn einfache, handgeschriebene Kassenberichte verwendet werden.
Rechnungen
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Rechnungen – egal, ob diese von anderen Unternehmen stammen oder selbst ausgestellt werden. Auf einer Rechnung müssen aufgeführt sein:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (oder des Leistungserbringers*der Leistungserbringerin)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers*der Leistungserbringerin
- Rechnungsdatum
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (oder Steuernummer)
- Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Die Angabe "Lieferdatum = Rechnungsdatum" ist ausreichend.)
- Nettobetrag der Lieferung bzw. Leistung
- Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %), die Höhe des Steuerbetrags oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung bzw. Leistung eine Steuerbefreiung gilt
- Zahlungsziel (Datum, bis wann die Überweisung eingegangen sein sollte)
Auch für Weltläden, die von der Kleinunternehmerregelung (§ 19 Umsatzsteuergesetz) Gebrauch machen (bei Umsatz im Vorjahr < 17.500 € und Umsatz im laufenden Jahr < 50.000 €), gelten oben genannte Vorgaben. Allerdings darf dann keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden. Es ist empfehlenswert, auf der Rechnung den Hinweis aufzunehmen: "Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Mehrwertsteuer enthalten." Auch Kleinunternehmer*innen benötigen eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Für Rechnungen bis 150 € (Kleinbetragsrechnungen) gilt als Vereinfachung:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (oder des Leistungserbringers*der Leistungserbringerin)
- Rechnungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttoentgelt)
- Steuersatz oder ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
Zweck der Buchführung
Bei der Frage, in welcher Form Aufzeichnungen getätigt werden, ist nach zwei Aspekten zu unterscheiden:
- den rechtlichen Anforderungen und
- der Gewinnung von Informationen, die für den erfolgreichen Betrieb und die Entwicklung des Weltladens von Bedeutung sind.
Rechtliche Anforderungen
Grundsätzlich ergeben sich die Buchführungspflichten für Vereine aus drei Quellen:
- der Rechenschaftspflicht des Vorstands gegenüber der Mitgliederversammlung nach Bürgerlichem Gesetzbuch (zivilrechtliche Buchführungspflicht).
- steuerrechtlichen Pflichten (bei gemeinnützigen und wirtschaftlich tätigen Vereinen)
- förderrechtlichen Aufzeichnungspflichten (bei Zuschüssen)
Bis zu einer Umsatzhöhe von 500.000 € reicht für Vereine eine einfache Buchführung zur Gewinnermittlung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) aus. Erst ab einer Umsatzhöhe von 500.000 € oder eines Jahresgewinns von mehr als 50.000 € im wirtschaftlichen Bereich des Vereins bzw. des Unternehmens muss eine doppelte Buchhaltung erstellt und jährlich bilanziert werden.
Gewinnung von Informationen für den wirtschaftlich erfolgreichen Betrieb eines Weltladens
Die Gewinnung differenzierter Information bildet die Ausgangsbasis für die Erfolgskontrolle der Arbeit im Weltladen und des Marketings. Die Ermittlung exakter Zahlen durch die Nutzung einer PC-Kasse ist eine Unterstützung bei der Auswertung. Ein zweckmäßiger Weg in der Arbeit, sowohl mit Registrierkassen als auch bei Handaufzeichnung, ist die Nutzung von (vielen) Warengruppen. Mindestens 12 und höchstens 30 Warengruppen haben sich für die Auswertung als sinnvoll erwiesen.
Wenig sinnvoll ist hingegen das handschriftliche Notieren jedes einzelnen Produkts mit Namen und Preis in einem Notizbuch, wenn dieses nicht zeitnah ausgewertet und die derart gewonnenen Informationen dann für das Marketing im Weltladen verwendet werden. Eine Handreichung für die Mitarbeitenden an der Kasse, aus der die Zuordnung einzelner Produkte zu Warengruppen hervorgeht, ist nicht nur für neue Kolleg*innen sinnvoll, sondern unterstützt sicher auch all diejenigen, die nicht wöchentlich an der Kasse stehen.
Eine schon recht detaillierte Aufteilung von Produkten in Warengruppen könnte wie folgt aussehen (je nach speziellem Auswertungsinteresse):
19 % Mehrwertsteuer
Musikinstrumente, Leder/Taschen, Textil/Tücher, Schmuck, Accessoires/Wohn-Deko, Spielwaren/Fußbälle, Haushalt, Körbe, Papierwaren, Saisonartikel (Weihnachten, Ostern), Schnick-Schnack, sonstiges Kunsthandwerk, Wein/alkoholische Getränke, sonstige Getränke
7 % Mehrwertsteuer
Kaffee, Tee, Kakao/Trinkschokoladen, Schokolade/Süßigkeiten, Brotaufstriche (Honig, Marmeladen…), Getreideprodukte/Linsen/Quinoa, Nüsse/Trockenfrüchte, Öl/Essig, Gewürze, Soßen/Senf, Knabbereien (Chips, Reiswaffeln), sonstige Lebensmittel, Bücher/Postkarten/Kalender
Nachdem die Umsatzzahlen verkaufstäglich erfasst werden, müssen sie zusammen mit den anderen Geschäftsvorfällen im Weltladen zusammengeführt werden. Eine Möglichkeit der Auswertung per Hand bietet (für kleinere Weltläden) die Nutzung des sogenannten "amerikanischen Journals". Dazu gibt es im Bürofachhandel entsprechend vorgedruckte Hefte, die genutzt werden können. Darüber hinaus bietet sich die Nutzung entsprechender computergestützter Kalkulationsprogramme an, wie sie alle modernen Büroprogrammpakete mitbringen. Die Nutzung der PC-Technik erweist sich in den allermeisten Fällen als Arbeitserleichterung und führt zu weniger Fehlern als die klassische Aufzeichnung per Hand.
Exakte Tagesabschlüsse und Umsatznachweise
Unabhängig davon, welche Form der Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben gewählt wird, sollten rechnerisch korrekte und (auch für andere) lesbare Aufzeichnungen den Abschluss des Tages bilden. Dies ist für eine möglichst problemlose Übergabe der Kasse an die nächste Schicht nötig und reduziert unnötige Nacharbeit. Die Nutzung einer PC- oder Registrierkasse ist nach kurzer Einarbeitungszeit die exaktere und zeitsparendere Methode der Erfassung der Umsätze. Moderne Kassen bieten dazu umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten an, die viel Handarbeit im Hintergrund verringern können. Die dadurch gewonnenen Daten können sowohl für die EÜR als auch für die Bilanzierung weiterverwendet werden.
Steuer- und Umsatzgrenzen
Ein Überschreiten steuerlicher Grenzen ist meist ein Zeichen erfolgreicher wirtschaftlicher Tätigkeit. Für das Führen eines Weltladens ergeben sich neue Herausforderungen, die in vielen Fällen auch mit wenig Mehraufwand erfüllt werden können. Anders verhält es sich, wenn die Grenzen, ab denen eine Bilanzierung erforderlich wird, überschritten werden. Aktuell beträgt diese Summe 500.000 €. Wenn absehbar wird, dass diese Umsatzsumme erreicht oder überschritten wird, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberatungsbüro, um sich Unterstützung bei der Umstellung von der EÜR zur Bilanzierung zu holen. Ab einer Umsatzhöhe von 17.500 € muss die EÜR dem Finanzamt auf einem amtlichen Formblatt übermittelt werden.
Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse
Je nach Höhe des erzielten Umsatzes kann es erforderlich sein, nicht nur eine Jahresumsatzsteuererklärung abzugeben, sondern auch eine Umsatzsteuervoranmeldung für kürzere Zeiträume. Es besteht eine Bringpflicht, d.h. bei Überschreiten der entsprechenden Umsatzzahlen und des daraus resultierenden Steueraufkommens (pro Quartal, pro Monat), muss die Anmeldung beim zuständigen Finanzamt eingereicht werden. Die Umsatzsteuervoranmeldung muss seit 2005 elektronisch erfolgen, seit 2013 authentifiziert mit elektronischem Zertifikat.
Stand: 2020
Quellen
Weltladen-Dachverband (2015): Grundkurs Weltladen. Modul 6 “Der Weltladen als Unternehmen”. Weltladen-Dachverband (2009): Weltläden neu gründen. Ein Leitfaden für Veränderer.