Newsletter
Ein eigener Newsletter als E-Mail-Marketing ist ein bewährtes Instrument in der Kampagnen- und Öffentlichkeitsarbeit. Er trägt zu einer stärkeren Bindung von Stammkund*innen bei und kann Interessierte zu Stammkund*innen machen. Der Vorteil, im Vergleich zu Social Media: Die Botschaft landet direkt bei der Person, die erreicht werden soll. Der Newsletter kann auch mit der eigenen Website verbunden werden, um so noch mehr Geschichten aus der Welt des Fairen Handels sichtbar zu machen. Um einen relevanten Newsletter zu gestalten, ist einiges zu beachten.
Was macht einen relevanten Newsletter aus?
Im Idealfall wird ein Newsletter zur Wunschmail. D.h. die Empfänger*innen erwarten den Newsletter mit Freude. Eine Kundin sollte demnach wissen, dass sie eine für sie interessante und relevante E-Mail erhalten wird. Und wie geht das? Mit diesen Punkten können relevante Newsletter gestaltet werden:
- Kund*innen direkt ansprechen und eine Beziehung aufbauen. Inhalte sollten klar und verständlich kommunziert werden, keine Aneimanderreihung von Schachtelsätzen.
- Betreffzeile kurz, prägnant und relevant halten. Sie macht neugierig auf den Inhalt des Newsletters (nicht: „Rundmail, Nr. 2“, sondern: „Kaffee: Qualität, Mehrwert und Klimaschutz“). Denn diese E-Mail ist nicht die einzige , die in den Postfächern der Empfänger*innen landet.
- Auf eine gute Lesbarkeit des Textes achten. Es gilt: Das Wichtigste fällt sofort ins Auge! Beim Überfliegen des Newsletters sollten die wichtigen Informationen ins Auge fallen. Das heißt kurze Sätze formulieren, nicht die ganze Geschichte erzählen, sondern neugierig machen, sie erfahren zu wollen.
- Für eine gute Mischung aus Text und Bild sorgen. Das lockert einen Newsletter auf und macht auch bei kritischen Beiträgen noch mehr Freude dranzubleiben.
- Mit wiederkehrenden Rubriken arbeiten, sie verbessern die Lesbarkeit und das Erscheinungsbild. Rubriken geben einem Newsletter Struktur und helfen bei der Planung. Hier ein paar Beispiele für Rubriken: Produkt des Monats, Lieblingsprodukte der Mitarbeiter*innen, aktuelle politische Aktionen, Termine und Veranstaltungen. Eine Mischung der drei Säulen der Weltladenarbeit (Verkauf, Bildung und Politik) lässt sich auch wunderbar im Weltladen-Newsletter abbilden.
- Newsletter in regelmäßigen Abständen versenden. Informationen lassen sich besser häppchenweise genießen. Lieber öfter kleine Mails, statt eine große, unübersichtliche Jahresmail.
- Den Newsletter zum richtigen Zeitpunkt senden. Damit ein Newsletter gelesen wird, sollte er zur richtige Zeit versendet werden. Wann E-Mails an Kund*innen versenden? Mo. – Do. 7 – 9 Uhr und 17 – 22 Uhr, Fr. 7 – 9 Uhr und 17 – 20 Uhr, Sa. – So. 13 – 20 Uhr
- Ein einheitliches Erscheinungsbild für den Wiedererkennungswert des Weltladens nutzen.
Das passende Angebot: Der Jahresplaner für Weltläden
Viele fertige Bilder und passende Texte für den Weltladen-Newsletter finden sich im Jahresplaner für Weltläden.
Wie einen Newsletter technisch umsetzen?
Ein erfolgreicher Newsletter kann entweder mit einer selbst gestalteten E-Mail inklusive einer selbst verwalteten Adressliste oder über einen professionellen E-Mail-Marketing-Anbieter umgesetzt werden. Der Versand von PDF-Anhängen sollte vermieden werden, da diese E-Mails häufig als Spam eingestuft werden und somit Empfänger*innen nicht zuverlässig erreichen. Ein empfehlenswerter E-Mail-Marketing-Anbieter ist CleverReach. CleverReach aus Deutschland ist DSGVO-konform und bietet sichere Daten- und Serverstandorte in der EU. Hinzu kommt ein umfangreicher Support mit Video-Tutorials und Seminaren. Für den Anfang gibt es eine kostenlose Version mit bis zu 250 Empfänger*innen und bis zu 1000 E-Mails im Monat. Es gibt auch einen Rabatt für Non-Profit-Organisationen – Infos dazu gibt es beim Support von CleverReach.
Datenschutz
Bei der Anmeldung für den Newsletter muss von den Abonnent*innen eine Datenschutzerklärung aktiv angenommen werden. Sie sollte auf der Website des versendenden Weltladens platziert werden und u.a. folgendes beinhalten: Hinweis auf Speicherort der Daten und Informationen über die Datenerhebung (Zweck der Erhebung, Widerrufsmöglichkeit und Speicherdauer). Es sollte klargestellt werden, dass die Daten nicht an Dritte weitergegeben werden, außer es ist zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich (z.B. durch den genutzten Anbieter). Wenn ein Newsletter-Dienstleister wie CleverReach genutzt wird, muss in der Datenschutzerklärung auf dessen Einsatz und den Datenübertragungsprozess hingewiesen werden. Es dürfen nur Daten erhoben werden, die für den Newsletterversand notwendig sind, d.h. nur die E-Mail-Adresse. Weitere Angaben, z.B. Anrede, Name oder Geburtstag, sind freiwillig. Für die An- und Abmeldung können sogenannte An- und Abmeldeformulare erstellt und auf der eigenen Website mit einer DSGVO-Checkbox inklusive Link zur Datenschutzerklärung platziert werden. Idealerweise werden dafür das Double-Opt-In-Verfahren (DOI) für die Adressgenerierung und Double-Opt-Out-Verfahren (DOO) für die Abmeldung genutzt. DOI und DOO sind zweistufige Verfahren, mit dem Ziel, Spam-Anmeldungen bzw. Missbrauch im Namen Dritter zu verhindern. Zudem müssen sich in jedem versendeten Newsletter das Impressum und ein Abmeldelink befinden.
KI (Künstliche Intelligenz) effektiv für Newsletter einsetzen
Zum Schreiben von Newsletter-Beiträgen eignet sich ChatGPT. Der E-Mail-Marketing-Anbieter CleverReach hat mittlerweile auch einen KI-Content-Generator integriert. Der Generator unterstützt dabei, automatisch Newslettertexte, Betreffzeilen und Preheader zu schreiben. Dabei erstellt die KI anhand eurer eingegebenen Befehle und Kontextinformationen individuelle Texte, die ihr nach Wünschen anpassen könnt. Das Korrekturwerkzeug LanguageTool ermöglicht die Korrektur und Überarbeitung von Texten. Für die Erstellung von Designs und Grafiken ist das Designtool Canva geeignet, das mittlerweile eine Vielzahl von KI-basierten Funktionen integriert hat. Die Pro-Version von Canva ist für registrierte gemeinnützige Organisationen kostenlos.
Mehr Tipps für den besseren Umgang mit KI und weitere Anwendungen finden sich hier.
Stand: Februar 2025
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