Vorstand eines Vereins
Wie die Mitgliederversammlung gehört auch der Vorstand zu den zwingend vorgeschriebenen Organen eines Vereins. Der Vorstand macht einen Verein handlungsfähig, denn er führt die laufenden Geschäfte des Vereins und vertritt ihn gerichtlich und außergerichtlich (§ 26 BGB).
In Weltläden, die als Verein organisiert sind, kommt dem Vorstand eine besondere Rolle zu. Er kann die Geschäfte selber führen oder die Alltagsgeschäfte und auch die Personalverantwortung an eine Geschäftsführung oder das Ladenteam delegieren. In jedem Fall aber trägt der Vorstand die finanzielle Gesamtverantwortung für den Verein und damit auch für den Laden. Der Vorstand sollte also immer über die finanzielle Situation des Ladens bzw. des Vereins informiert sein und gegebenenfalls rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um den Verein vor einer Insolvenz zu bewahren. Er sorgt für eine effektive Kooperation und Kommunikation zwischen sich und Geschäftsführung/Ladenteam. Sinnvollerweise sollte auch die Personalverantwortung für hauptamtliche Mitarbeiter*innen beim Vorstand liegen.
Aufgaben des Vorstands
Der Vorstand ist insgesamt dafür verantwortlich, dass der Vereinszweck verfolgt und die Interessen des Vereins gewahrt werden. Im Detail gehören dazu u.a.:
- die Unterzeichnung aller Korrespondenz
- die Kassen- und Buchführung (inklusive Steuern)
- die Beantragung von Fördermitteln und Organisation von Spenden
- die Personalverwaltung und ggfls. Personalführung
- die Einnahme von Mitgliedsbeiträgen und alle anderen Mitgliederangelegenheiten (auch: Ausschluss von Mitgliedern, die den Interessen des Vereins zuwiderhandeln)
- die Anmeldung von Änderungen im Vereins-Register und alle anderen Ämterangelegenheiten
- das Einberufen von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen.
Idealerweise weiß der Vorstand über alle wesentlichen Dinge im Verein Bescheid, da er für Versäumnisse oder Vergehen haftet (z.B. Steuerschulden). Eine Geschäftsordnung ist für den Vereinsvorstand rechtlich nicht vorgeschrieben, aber ratsam: Durch die Bildung von Ressorts und die Schaffung eindeutiger Zuständigkeiten können einzelne Vorstandsmitglieder im Falle einer Haftung wegen eines bestimmten Ressorts geschützt werden. Ohne eine Ressortaufteilung haften die Vorstandsmitglieder gesamtschuldnerisch.
Zusammensetzung des Vorstandes
Wie viele Personen dem Vorstand angehören, kann durch den Verein frei in seiner Satzung bestimmt werden. Idealerweise ist die Zahl auf die Größe des Vereins abgestimmt. Theoretisch würde auch eine Person genügen, ratsam ist es jedoch, mindestens drei Vorstandsmitglieder vorzusehen (gegenseitige Vertretung, Vermeidung von Patt-Situationen). Inzwischen wird von dem "traditionellen" Zuschnitt (Vorsitzende*r, Kassierer*in, Schriftführer*in) eher abgeraten und ein Teamvorstand empfohlen. Dies entspricht einem moderneren Führungsverständnis und hilft, bei anstehenden Vorstandswechseln Kandidat*innen zu finden. Der Fokus auf den*die Vorsitzende*r ist oftmals eine zu große Hürde für eine Kandidatur. Die Verteilung der Aufgaben/Ressorts kann dann vorstandsintern erfolgen. Geregelt werden muss in der Satzung, welche Vorstandsmitglieder vertretungsberechtigt und damit geschäftsführend sind. Im Falle eines gleichberechtigten (Team-)Vorstandes kann die Formulierung in der Satzung beispielsweise lauten: "Die Vereinsführung setzt sich wie folgt zusammen: mindestens drei und höchstens fünf vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder." Diese vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder werden i.d.R. durch die Mitgliederversammlung gewählt und sie sind Vorstand im Sinne des § 26 BGB. Zusätzlich kann (oftmals durch den vertretungsberechtigten Vorstand selbst) ein erweiterter Vorstand installiert werden, z.B. mit Vertreter*innen der Arbeitsgruppen des Vereins.
Vorstandssitzung
Der Vorstand sollte sich zur Erfüllung seiner Aufgaben regelmäßig treffen und abstimmen. Wenn es Regelungen zu Häufigkeit, Ablauf oder Beschlussfassung bei Vorstandssitzungen in der Satzung oder einer Geschäftsordnung gibt, müssen diese befolgt werden. Auch ohne solche schriftlichen Festlegungen empfiehlt es sich:
- die Termine der Sitzungen im Vorstand abzustimmen, damit möglichst alle teilnehmen können (eingeladen werden müssen in jedem Fall alle, da sonst Beschlüsse ungültig werden),
- rechtzeitig die Themen unter den Vorständen zu sammeln und mit einer Tagesordnung einzuladen (Was steht aktuell an? Gibt es Probleme, über die informiert werden muss?),
- Themen/Tagesordnungspunkte möglichst gut vorzubereiten,
- Moderation und Protokollführung festzulegen
- die Sitzung zu protokollieren und insbesondere Beschlüsse schriftlich festzuhalten. Gibt es Vorstandsvorsitzende, sind diese für die Einladung und den ordnungsgemäßen Ablauf verantwortlich, in einem gleichberechtigten Vorstand muss dies geklärt werden, ggfls. im Rahmen einer Ressortverteilung.
Vorstandsarbeit im Alltag
Ob ein Vorstand effizient ist, die Mitarbeit den Beteiligten Spaß macht und zum Mit- und Weitermachen motiviert, hängt u.a. davon ab, wie die Ladensitzungen verlaufen, was man als Weltladen/Verein erreicht und wie sich die Vorstandsmitglieder untereinander verstehen. Es hat aber auch wesentlich mit dem Organisationsaufbau des Vereins zu tun, denn hier werden die Weichen gestellt, wo und wie Entscheidungen fallen.
Hier in aller Kürze einige Tipps und Grundregeln für die Praxis:
- Für eine planvolle Erneuerung des Vorstands sorgen.
- Engagementmöglichkeiten mit Verantwortung außerhalb des Vorstands schaffen.
- Im Vorstand nur das erledigen, was wirklich in den Vorstand gehört.
- Für eine funktionsgerechte Gremienstruktur sorgen.
- Verantwortungsbereiche haupt- und ehrenamtlicher Arbeit abgrenzen.
- Das freiwillige Engagement aller Mitarbeiter*innen angemessen würdigen.
- Sitzungen zugleich effektiv und interessant gestalten.
- Für klare Beschlussdokumentation sorgen.
- Die Folgenhaftigkeit von Beschlüssen sichern.
- Sich selbst als ebenfalls freiwillig Engagierte*r loben.
Es ist sinnvoll, die Vorstandsarbeit von Zeit zu Zeit auszuwerten, insbesondere dann, wenn Unzufriedenheit besteht oder ein Vorstandswechsel ansteht. Dies kann dabei helfen, Veränderung für eine verbesserte und befriedigendere Vorstandsarbeit in die Wege zu leiten.
Stand: Oktober 2023
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Quellen
https://www.vereinswelt.de/vorstandsmitglieder
https://deutsches-ehrenamt.de/vereinsrecht/vorstand/
Weltladen-Dachverband (2015): Grundkurs Weltladen. Modul 7 “Ladenorganisation”
DEAB – Dachverband Entwicklungspolitik Baden-Württemberg e.V. (2010): QualiFair Aufbaukurs Weltladen. Qualifikation für Fach- und Führungskräfte im Fairen Handel. Modul “Personalführung im Weltladen” (Birgit Lieber)
Zum Weiterlesen
https://www.vereinswiki.info/vereinsorganisation