Wenn die Weltladenarbeit für das Ladenteam zu viel wird oder bezahltes Personal große Vorteile für den Weltladen bringen könnte, lohnt es sich, über das Einrichten einer hauptamtlichen Stelle nachzudenken.

Vorüberlegungen

Die folgenden Vorüberlegungen können bei der Entscheidungsfindung helfen:

• Welches Ziel soll mit der hauptamtlichen Stelle erreicht werden?
• Wie sehen unsere finanziellen Mittel für eine hauptamtliche Stelle aus? Sind die wirtschaftlichen Voraussetzungen bereits gegeben?
• Sind die strukturellen Voraussetzungen gegeben?
• Kann durch die hauptamtliche Stelle so viel Mehrumsatz erzielt werden, dass der Laden die Kosten tragen kann?
• Welche Zuschussmöglichkeiten, insbesondere für Bildungsstellen, gibt es?
• Was sagt das Ladenteam zur Idee der hauptamtlichen Stelle? Wie können die Meinungen des Ladenteams in Erfahrung gebracht werden?
• Welche Aufgaben soll die/der Hauptamtliche übernehmen?
• Wie kann die Führung der hauptamtlichen Kraft organisiert werden? Sind dafür personelle Ressourcen vorhanden?
• Wer kann uns zum Thema Hauptamtlichkeit beraten? Ist es sinnvoll, Beratung und Begleitung beim Entscheidungsprozess zu haben?

Strukturelle Voraussetzungen

Wichtige Fragestellungen in diesem Zusammenhang sind:

• Gibt es im Ladenteam eine klare Aufgabenteilung, so dass einzelne Aufgaben oder Aufgabenfelder an neue Mitarbeiter*innen, ggfs. Hauptamtliche übergeben werden können? Ist es geplant, entsprechende Strukturen im Team zu schaffen?
• Gibt es eine Stellenbeschreibung?
• Wird die hauptamtliche Person Geschäftsführungsaufgaben übernehmen? Was bedeutet dies für die bisherige Leitung des Weltladens und im Verhältnis zum Verein?
• Gibt es im Vorstand bereits eine Aufgabenteilung? Gibt es ein oder mehrere Mitglieder, die die Aufgabe der Personalführung federführend übernehmen können und möchten?
• Gibt es jemand, der die Aufgabe der Gehaltsabrechnung übernimmt? Gibt es bereits die Zusammenarbeit mit einem Steuerberatungsbüro, an welches die Gehaltsabrechnung und Lohnbuchhaltung übertragen werden kann?

Unklare Strukturen im Vorstand oder im Ladenteam können die erfolgreiche Implementierung hauptamtlicher Mitarbeiter*innen stark erschweren oder sogar unmöglich machen.

Wirtschaftliche Voraussetzungen

Anhand einer Planungsrechnung lässt sich herausfinden, ob bereits hauptamtliche Stunden gezahlt werden könnten oder nicht. Hierbei werden die erwarteten Umsatzerlöse dem Wareneinsatz gegenübergestellt.

Die Netto-Umsatzerlöse (ohne Mehrwertsteuer) abzüglich des Netto-Wareneinsatzes ergeben den Roherlös, aus dem alle Netto-Kosten gedeckt werden:
Mieten, andere Raumkosten wie Strom, Wasser, Heizung, bereits bestehende Personalkosten, Fahrtkosten, Porto und Telefon, Abschreibungen, EDV-Kosten, Mitgliedsbeiträge, Werbekosten, Büromaterial, Bewirtungen, etc.
Zieht man vom Roherlös eines Jahres die Gesamtkosten ab, erhält man das Jahresergebnis und kann daraus ableiten, ob eine (zusätzliche) Personalstelle gezahlt werden kann.

Auf Basis der Planungsrechnung sollte jeder Weltladen, der über die Einführung hauptamtlicher Stellen nachdenkt, eine Grundlagenrechnung erstellen. Das Ergebnis zeigt, in welchem Maße ein Laden sich bereits hauptamtliche Stunden leisten kann - bzw. in welchem Umfang Umsatz und/oder Handelsspanne gesteigert werden müssten, um die angestrebten bezahlten Stunden vom Laden zu erwirtschaften.

In Anhang (wirtschaftliche Planungsrechnung) finden sich drei Beispiele für solche Planungsrechnungen mit unterschiedlichen Ergebnissen:
In "Musterstadt Jahr 1" wird ein kleiner Überschuss erwirtschaftet, der jedoch nicht für eine hauptamtliche Stelle ausreicht. Im zweiten Jahr und dritten Jahr wird die Einrichtung zumindest einer 538 € Minijob-Stelle möglich.

Erwartungen an die hauptamtliche Kraft

Die Rolle einer bezahlten Kraft leitet sich zum einen von der Stellenbeschreibung und von den strukturellen Voraussetzungen ab, zum anderen von den Erwartungen, die - ausgesprochen oder unausgesprochen an die*den Hauptamtliche*n gestellt werden.

Umso klarer allen Beteiligten ist, welche Aufgaben die Hauptamtlichen erledigen sollen und welche nicht, desto einfacher ist es für alle, die Rolle der Hauptamtlichen auszugestalten und zu akzeptieren. Hier lohnt sich intensive Vorarbeit in der Gruppe zu Fragen wie:

• Was erwarten wir von einer hauptamtlichen Kraft?
• Sind diese Erwartungen realistisch?
• Kann eine bezahlte Stelle all unsere kleinen und großen Probleme lösen?
• Wie sehen die Mindesterwartungen aus?

Manche Erwartungen sollten im Vorfeld schon gedämpft werden, damit es nicht zu Enttäuschung und Frust kommt: Ehrenamtliches Engagement bleibt das Rückgrat der Weltladenarbeit, auch wenn Hauptamtliche hinzu kommen und Führungsaufgaben übernehmen. Ehrenamtliche Mitarbeit darf von niemand verlangt werden, auch nicht von Hauptamtlichen im Weltladen.

Die Rolle, die der*die Hauptamtliche einnimmt, hängt von seiner*ihrer Stelle ab. Eine Ladenleitung wird eher koordinierend für alle Arbeitsbereiche (Einkauf, Ladentreffen, Öffentlichkeitsarbeit etc.) zur Verfügung stehen und im Einzelfall auch Vertretungen übernehmen. Ein*e bezahlte*r Einkäufer*in wird intensiv nur mit der Deko-Gruppe und den Planer*innen der Verkaufsförderungsaktionen zusammenarbeiten, mit den anderen Aktiven in der Gruppe wird er*sie weniger zu tun haben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, Hauptamtliche sind kein Allheilmittel, aber sie können die Arbeit des Ladenteams entlasten und unterstützen, zusätzliche Angebote ermöglichen und den Weltladen durch strategisches Planen und Handeln entscheidend voranbringen.

Beratung

Den Entscheidungsprozess und das Einrichten der Stelle können z.B. die Fair-Handels-Berater*innen begleiten, sie können Treffen moderieren oder weiterführende Infos liefern. Die Erfahrungen anderer Weltladengruppen, die bereits Hauptamtliche beschäftigen, kann hilfreich sein, ebenso wie das Gespräch mit den Hauptamtlichen anderer Weltläden.

Stand: Januar 2024wirtschaftliche Planungsrechnung Musterstadt

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wirtschaftliche Planungsrechnung Musterstadt